Het voorkomen van misstappen is in het belang van onze bedrijven, van alle medewerkers, en van onze zakenpartners. Klokkenluiders dragen bij tot het behoud van onze waarden, helpen om schade te voorkomen, en werken zo mee aan de beveiliging van de werkgelegenheid in de groep.
De medewerkers die in eer en geweten melding maken van vastgestelde inbreuken tegen de wet, tegen de gedragscode of tegen andere interne richtlijnen en regels, zullen daarvan op geen enkele wijze represailles of negatieve gevolgen ondervinden van om het even welke aard.
Op welke wijze kan foutief gedrag worden gemeld?
-
- de Group Compliance Officer of de Compliance Officer van de divisie
- de afdeling Auditing en Risicomanagement van voestalpine AG
- de direct leidinggevende
- De directie of de bevoegde juridische of personeelsafdeling
- de afdeling Group Human Resources van voestalpine AG
- Human Rights Officer
- de Corporate Data Protection Manager of de Data Protection Manager van de divisie
- het webbased meldingssysteem dat door zowel medewerkers als externe klokkenluiders kan worden gebruikt en een anonieme melding mogelijk maakt.
Overigens kunnen meldingen ook worden ingediend via de externe rapportagekanalen (bijv. aan de autoriteiten) die in het land van vestiging van de betrokken groepsmaatschappij bestaan.
Met name met betrekking tot de volgende gebieden kunnen meldingen worden ingediend
-
KARTELRECHT
Overeenkomsten en door bedrijven op elkaar afgestemde handelwijzen die de vrije concurrentie beperken. Voorbeelden: prijsafspraken, de verdeling van markten en klanten, afspraken over orders, productiehoeveelheden of -quota, afspraken bij aanbestedingen, ongeoorloofde informatie-uitwisseling van concurrentierelevante gegevens.
CORRUPTIE
Het aanbieden en toestaan van voordelen om de beslissingen van anderen te beïnvloeden (omkoping, actieve corruptie), of het eisen dan wel aanvaarden van voordelen (zich laten omkopen, passieve corruptie). Voorbeelden: ongepaste geschenken aan medewerkers van de klant vóór de toekenning van een order, de uitnodiging van medewerkers van de klant op een wellnessweekend vóór de toekenning van een order door die klant, uitnodigingen zonder zakelijke achtergrond met het oog op het verkrijgen van een order, het aanvaarden van een geschenk van de leverancier om in ruil daarvoor afstand te doen van een gegronde claim t.o.v. deze leverancier, het aanvaarden van uitnodigingen of geschenken als tegenprestatie voor het accepteren van een hogere inkoopprijs of een aanbieding.
FRAUDE
Strafbare handelingen die het vermogen van het bedrijf of van een derde persoon aantasten. Voorbeelden: het opmaken van hogere facturen om het verschil zelf te behouden, het verduisteren van bedrijfsgelden of werkmateriaal, het afsluiten van voor het bedrijf nadelige deals om een persoonlijk voordeel te krijgen.
COMPLIANCE KAPITALMARKT
Het misbruiken van insiderinformatie (informatie over vertrouwelijke feiten in samenhang met voestalpine of financiële instrumenten van voestalpine AG, en die van aard zijn om de prijs van deze financiële instrumenten in belangrijke mate te beïnvloeden wanneer zij bekend worden voor het grote publiek). Voorbeelden: het door medewerkers die over vertrouwelijke informatie beschikken kopen of verkopen van aandelen, in de loop van een voor deze vertrouwelijkheidskring geldende sperperiode voor aandelentransacties.
BELANGENCONFLICTEN
Een privé- of persoonlijk belang brengt de objectieve uitvoering van een taak voor het bedrijf in het gedrang. Belangenconflicten kunnen zich in het bijzonder voordoen in geval van nevenactiviteiten bij een klant, een leverancier of een concurrent, of bij het houden van een economische participatie in deze partijen.
-
DISCRIMINATIE, SEKSUELE INTIMIDATIE, PESTEN
Benadeling of kleinering van groepen of individuelen op grond van het gender, de religie, de etniciteit enz. Ongevraagde verbale of lichamelijke benadering van collega’s, leidinggevenden of klanten. Pesterijen, getreiter, beledigingen en dergelijke door collega’s met het oog op het verdrijven van een medewerker uit het bedrijf. Voorbeelden: benadeling in beloning op basis van het geslacht, het niet aannemen bij sollicitatie of het ontzeggen van een promotie omwille van de afkomst, vreemdelingenhaat, seksuele intimidatie, vernedering, uitsluiting, aanranding, geweld.
INBREUKEN TEGEN DE MENSENRECHTEN
Schendingen van rechten waar iedereen evenveel recht op heeft. De subjectieve rechten van elke mens worden geschonden, of er is sprake van kinderarbeid, dwangarbeid of moderne slavernij. Moderne slavernij wijst op een uitbuitingssituatie die een mens niet kan weigeren of verlaten als gevolg van bedreigingen, geweld, aanranding, misleiding of machtsmisbruik. Voorbeelden: het inzetten van dwang- of kinderarbeid, de beperking van de persoonlijke vrijheid, en de vrijheid van religie, mening, informatie en vergadering.
-
Zwaarwichtige inbreuken tegen voorschriften ter bescherming van persoonsgegevens. Voorbeelden: ontoelaatbare registratie, overdracht of verwerking van persoonsgegevens; het gebruik van gegevens voor privédoeleinden, de publicatie of de overdracht van informatie over klanten of medewerkers in het internet of het intranet zonder toestemming, het gebruik van klantgegevens voor marketingdoeleinden zonder toestemming, het verlies van persoonsgegevens.
-
TECHNISCHE COMPLIANCE
De naleving van wetten, reglementen en normen in de productie en andere technische omgevingen.
INBREUKEN TEGEN IT-BEVEILIGINGSRICHTLIJNEN
De naleving van richtlijnen die zijn opgesteld ter beveiliging van gegevens tegen vervalsing, wissen en ontoelaatbare overdracht. Voorbeelden: het ondergraven van de veiligheid van IT-systemen en -netwerken waardoor de vertrouwelijkheid, de integriteit en/of de beschikbaarheid van de informatie of de apparatuur in sterke mate wordt aangetast; de overdracht van gebruikersaccounts en -wachtwoorden aan onbevoegden; cyberaanvallen.
-
INBREUKEN TEGEN MILIEUVOORSCHRIFTEN
Vrijwillige of onbedoelde water-, bodem- of luchtverontreiniging. Voorbeelden: het lozen van voor het milieu gevaarlijke stoffen, een onoordeelkundig afvalbeheer, het ontbreken van waarschuwingen voor gevaren, ongevallen als gevolg van ontoereikende veiligheidsmaatregelen.
-
ONTBREKEN OF SCHENDEN VAN VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN
Ontbrekende veiligheidsmaatregelen, het niet naleven van dergelijke maatregelen en richtlijnen. Voorbeeld: gevaarlijke of onhygiënische werkomstandigheden.
-
OVERIGE INBREUKEN TEGEN WETTEN OF RICHTLIJNEN
Voorbeelden: overtredingen van het auteursrecht (gebruik van de intellectuele eigendom van anderen), sabotage of vernietiging van werkmaterialen, inbreuken tegen uitvoerrechten en -controles, inbreuken tegen de zorgvuldigheidsplicht in de leverketen.
Gebruik van het meldingssysteem van Business Keeper AG (BKMS) voor anonieme tips
Als u bedenkingen heeft om bij het melden van een inbreuk uw eigen naam te gebruiken, kunt u gebruikmaken van het anonieme meldingssysteem van Business Keeper AG (BKMS). Door aan het einde van uw bericht een anoniem postvak aan te maken, kunt u actief meewerken aan de onthulling van de inbreuk.
Bij het gebruik van het meldingssysteem wordt u in een eerste stap gevraagd om een informatieve tekst te lezen over de bescherming van uw anonimiteit. Vervolgens komt u direct terecht in het meldingsportaal. Op de volgende pagina wordt u gevraagd naar de kern van uw melding. Op de meldingspagina formuleert u uw bevindingen in uw eigen woorden, en beantwoordt u enkele vragen voor het geval antwoorden moeten worden uitgewisseld. Als u uw melding hebt voltooid, krijgt u een referentienummer als bewijsstuk. Aansluitend daarop kunt u uw persoonlijke, afgeschermde postvak creëren. Hier worden u bevestigingsberichten bezorgd, kunt u eventuele vragen beantwoorden, en krijgt u informatie over wat met uw tip gebeurt.
FAQ’s over het meldingssysteem van Business Keeper AG (BKMS)
-
Ook als u niet zeker weet of er sprake is van een inbreuk, of u advies nodig heeft, kunt u gebruikmaken van hetmeldingssysteem en anoniem uw vragen stellen.
Let u er in dat geval op dat wij alleen op uw vragen kunnen antwoorden als u aan het einde een afgeschermd postvak aanmaakt waarnaar wij het antwoord kunnen verzenden.
-
Alle tips worden in principe behandeld door het klokkenluiderscomité. Daarvan kan alleen worden afgeweken in landen waar uitdrukkelijk een verwerkingsmogelijkheid door het betrokken bedrijf is voorzien.
Het klokkenluiderscomité bestaat uit de hoofden van de twee afdelingen Juridische Zaken, Participaties en Compliance, alsmede Audit en Risicobeheer van voestalpine AG. Deze kunnen elk een vervanger en in onderling overleg aanvullend een geautoriseerd persoon aanstellen die meldingen van het meldingssysteem verkrijgt.
In geval van behandeling door het betrokken bedrijf geeft het klokkenluiderscomité de meldingen door aan de voor de behandeling van een tip verantwoordelijke afdeling van het bedrijf. Daarbij wordt gegarandeerd dat de melding op onpartijdige wijze kan worden behandeld.
-
Het meldingssysteem beschermt de anonimiteit van de klokkenluider indien deze zijn naam niet wil bekendmaken. De functionaliteit van deze anonimiteitsgarantie wordt gecertificeerd door een onafhankelijke instelling. Wij zijn geïnteresseerd in meldingen om schade te voorkomen, niet in u als klokkenluider.
Het klokkenluiderscomité heeft uitsluitend toegang tot de gegevens die u in het meldingssysteem beschrijft, maar in geen geval tot andere gegevens, zoals bijvoorbeeld IP-adressen, die eventueel de anonimiteit in het gevaar zouden kunnen brengen.
Uw melding wordt anoniem gehouden door middel van encryptie en andere veiligheidsroutines. U dient geen gegevens over uw persoon te vermelden en geen apparaat te gebruiken dat door uw werkgever ter beschikking wordt gesteld. Uw anonimiteit blijft gegarandeerd, om het even of u een privétoestel gebruikt dan wel een toestel van uw bedrijf (smartphone, pc …).
Bij de aanmaak van uw afgeschermde postvak kiest u uw pseudoniem, uw gebruikersnaam en uw wachtwoord zelf. Niemand anders kan deze toegangsgegevens achterhalen. Ook bij de latere dialoog via het postvak blijft u op elk ogenblik anoniem.
-
Aangezien het meldingssysteem via het internet voor iedereen toegankelijk is, kunnen voestalpine-medewerkers ook thuis, of via om het even welke internettoegang, via www.bkms-system.net/voestalpine een melding aanmaken.
-
Op de homepage van het webbased meldingssysteem vindt u een gedetailleerde handleiding voor het gebruik ervan. Om het behandelende team zo compleet mogelijk te informeren, moet u zeker ten minste de volgende punten beschrijven:
- in welk bedrijf en in welke afdeling het voorval zich voordeed
- wanneer het voorval zich voordeed
- wat voor een voorval zich heeft voorgedaan
- wie erbij betrokken is
-
Het meldingssysteem is behalve in het Duits en het Engels ook in het Bulgaars, het Frans, het Hongaars, het Italiaans, het Litouws, het Nederlands, het Pools, het Portugees, het Roemeens, het Spaans, het Tsjechisch en het Zweeds beschikbaar. Als uw taal niet onder de taalkeuze valt, kunt u uw notities ook in uw eigen landstaal schrijven.
-
Om het voorval objectief te kunnen beoordelen, moet de toedracht ervan precies worden achterhaald. Daarom is het vaak noodzakelijk om de klokkenluider bijkomende vragen te stellen. Om deze communicatie mogelijk te maken, vragen wij u om binnen het meldingssysteem een zogenoemd postvak te creëren, en om u enkele dagen na uw melding opnieuw in het systeem aan te melden middels de door uzelf bepaalde toegangsgegevens. Ook bij het gebruik van dit postvak blijft uw anonimiteit gewaarborgd.