La prevenzione di infrazioni avviene nel nostro interesse e nell’interesse dei nostri/delle nostre dipendenti e delle/dei partner commerciali voestalpine. Le segnalazioni contribuiscono a preservare i nostri valori, prevenire i danni e salvaguardare così posti di lavoro.
Le/i dipendenti che segnalano in buona fede infrazioni rilevate contro leggi, il Codice di Condotta o altre regole o linee guida interne non saranno oggetto di rappresaglie o conseguenze negative di qualunque sorta.
Come segnalare comportamenti illeciti
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- Responsabile della conformità del Gruppo o Responsabile della conformità della Divisione;
- Dipartimento audit e gestione dei rischi della voestalpine AG;
- Superiore diretta o diretto;
- Dirigenza o ufficio giuridico o delle risorse umane responsabile;
- Dipartimento Risorse Umane del Gruppo voestalpine AG;
- Responsabile dei diritti umani;
- Responsabile aziendale della protezione dei dati o Responsabile divisionale della protezione dei dati;
- Sistema di segnalazione online che può essere utilizzato sia dal personale sia da informatori esterni e che consente di effettuare segnalazioni su base anonima.
Le segnalazioni possono essere effettuate in particolare per i seguenti ambiti
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LEGGI ANTITRUST
Intese e comportamenti concordati fra aziende che ostacolano la libera concorrenza. Esempi: accordi su prezzi, spartizioni di mercati o clienti, accordi su ordini, volumi o quote di produzione, accordi su gare di appalto, illecito scambio di informazioni rilevanti per la concorrenza.
CORRUZIONE
Offrire e garantire vantaggi per influenzare le decisioni altrui (corruzione attiva) o richiedere o ricevere vantaggi (corruttibilità, corruzione passiva). Esempi: omaggi sproporzionati a dipendenti della clientela prima dell’assegnazione di un incarico, invito a dipendenti della clientela a un finesettimana di benessere prima dell’assegnazione di un incarico da parte del/della cliente, inviti senza giustificazioni commerciali con l’obiettivo di ottenere un incarico, accettazione di un omaggio da ditte fornitrici in cambio della rinuncia a far valere giustificate pretese verso queste ditte fornitrici, accettazione di inviti o omaggi come contropartita per l’accettazione di un’offerta o di un più alto prezzo d’acquisto.
FRODE
Attività illegali che danneggiano il patrimonio dell’azienda o di una persona terza. Esempi: emissione di fatture gonfiate allo scopo di trattenere l’eccedenza; trattenuta di fondi aziendali o materiali di lavoro; conclusione di accordi svantaggiosi per l’azienda, allo scopo di trarne un vantaggio personale.
COMPLIANCE SUL MERCATO DEI CAPITALI
Sfruttamento di informazioni privilegiate (informazioni su fatti riservati in connessione con la voestalpine o uno strumento finanziario della voestalpine AG e che sono in grado di influenzare sostanzialmente il prezzo dello strumento finanziario, se rese pubbliche). Esempi: acquisto o vendita di azioni da parte di dipendenti appartenenti a un ambito di riservatezza durante un periodo di embargo per l’acquisto di azioni applicabile a questo circolo di persone.
CONFLITTI D’INTERESSE
Un interesse privato o personale ostacola l’ottemperanza obbiettiva ai propri doveri nei confronti dell’azienda. Conflitti d’interesse possono sorgere in particolare in connessione con attività secondarie o partecipazione a un impegno economico presso la clientela, la concorrenza o le ditte fornitrici.
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DISCRIMINAZIONE, MOLESTIE SESSUALI, MOBBING
Discriminazione o denigrazione di gruppi o singole persone a causa di sesso, religione, etnia ecc. Avvicinamento verbale o fisico non richiesto da parte di colleghe/colleghi, dirigenti o clienti. Vessazioni, tormenti, offese o simili da parte di colleghe/colleghi con l’obiettivo di allontanare una persona dall’azienda. Esempi: discriminazione salariale su base del sesso; mancata assunzione o negazione di un sostegno su base della provenienza; xenofobia; molestie sessuali; umiliazioni; emarginazione; costrizioni; violenza.
INFRAZIONI AI DIRITTI UMANI
Infrazioni ai diritti che spettano in egual misura a ciascuna persona. I diritti soggettivi di una persona vengono infranti, o sono presenti lavoro minorile, lavoro forzato o schiavitù moderna. Il concetto di schiavitù moderna indica una situazione di sfruttamento che una persona non può rifiutare o abbandonare a causa di minacce, violenza, costrizioni, inganno o abuso di potere. Esempi: utilizzo di lavoro forzato o minorile; limitazioni alla sfera privata, alla libertà di religione, di opinione, di informazione e di assemblea.
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Gravi infrazioni alle normative sulla tutela dei dati personali. Esempi: raccolta, trasmissione o elaborazione illegittima di dati personali; utilizzo di dati per scopi privati; pubblicazione o trasmissione di foto di clienti o dipendenti su Internet/intranet senza il relativo consenso; utilizzo di dati della clientela per scopi di marketing senza consenso, perdita di dati personali.
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CONFORMITÀ TECNICA
Rispetto di leggi, regolamenti e norme nella produzione e in altri ambiti tecnici.
INFRAZIONI ALLE LINEE GUIDA SULLA SICUREZZA INFORMATICA
Rispetto delle linee guida tese alla protezione dei dati da falsificazioni, distruzione e trasmissione illegittima. Esempi: compromissione della sicurezza di reti e sistemi informatici che metta gravemente a rischio la riservatezza, l’integrità e/o la disponibilità di informazioni o impianti; divulgazione di account e password di utenti a persone non autorizzate; cyber attacchi.
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INFRAZIONI ALLE NORMATIVE A TUTELA DELL’AMBIENTE
Contaminazione dolosa o accidentale di acque, terreni o aria. Esempi: fuga di sostanze pericolose per l’ambiente; smaltimento scorretto degli scarti; mancata segnalazione di fonti di rischio; incidenti dovuti a misure di sicurezza insufficienti.
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MANCANZA O INFRAZIONE DI NORME DI SICUREZZA
Mancanza di normative di sicurezza, mancato rispetto di tali normative e indicazioni. Esempio: condizioni di lavoro pericolose o non igieniche.
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ALTRE INFRAZIONI A LEGGI O LINEE GUIDA
Esempi: infrazioni dei diritti d’autore (utilizzo di proprietà intellettuale altrui), sabotaggio o distruzione di materiali di lavoro; infrazioni alle leggi e ai controlli all’esportazione; infrazioni ai doveri di diligenza relativi alle catene di fornitura.
Utilizzo del sistema di avvertimento della Business Keeper AG (BKMS) per segnalazioni anonime
Se esitate a segnalare un comportamento illecito indicando il vostro nome, avete a disposizione il sistema di segnalazione anonima della Business Keeper AG (BKMS). Creando una casella postale anonima alla fine della vostra segnalazione, potrete partecipare attivamente alla risoluzione di un problema di comportamenti illeciti.
Al momento della segnalazione tramite il relativo sistema, vi verrà chiesto all’inizio di leggere un testo informativo sulla tutela del vostro anonimato; in seguito entrerete direttamente nel portale di segnalazione. Nella pagina seguente vi verrà chiesto di indicare il punto focale della vostra segnalazione. Sulla pagina di segnalazione formulerete in parole vostre la vostra indicazione e risponderete a domande sul caso tramite una selezione di risposte semplici. Dopo aver inviato la vostra segnalazione, riceverete un numero di riferimento come atto giustificativo. Alla fine di questo procedimento potrete creare la vostra casella postale protetta. Tramite questa casella postale riceverete riscontri, risponderete ad eventuali domande e otterrete informazioni sul seguito della vostra segnalazione.
FAQ sul sistema di segnalazione della Business Keeper AG (BKMS)
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Anche in caso di dubbi sulla liceità del comportamento che avete osservato, o se avete bisogno di assistenza, potete utilizzare il sistema di segnalazione per porre anonimamente la vostra domanda.
Attenzione: potremo rispondere alla vostra domanda solo se alla fine della procedura creerete una casella postale protetta a cui potremo indirizzare la risposta.
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Di norma, l’elaborazione viene effettuata dal Comitato per il whistleblowing. Una possibilità di scelta si applica solo nei paesi in cui l’opzione di trattamento da parte dell’azienda interessata è espressamente prevista dalla legge.
Il comitato per il whistleblowing è composto dalle/dai dirigenti di due dipartimenti della voestalpine AG: quello preposto a diritto, partecipazioni e conformità e quello dedicato a revisione e gestione dei rischi. Ciascuno di essi può nominare un/una sostituto/a e insieme un’ulteriore persona con diritto d’accesso che riceve le segnalazioni effettuate tramite il sistema.
In caso di elaborazione tramite l’azienda in questione, il comitato per il whistleblowing inoltra le segnalazioni ai dipartimenti dell’azienda interessata responsabili del trattamento di una segnalazione. In tal modo si garantisce un’indagine neutrale della segnalazione.
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Il sistema protegge l’anonimato della persona che effettua la segnalazione, se questa non desidera che venga rivelato il suo nome. La funzionalità di questa tutela dell’anonimato è certificata da un organismo indipendente. Siamo interessati alle segnalazioni per poter evitare danni, non alla persona che le effettua.
Il comitato per il whistleblowing ha accesso esclusivamente ai contenuti inseriti nel sistema dalla persona che effettua la segnalazione, ma non ad altri dati, come per esempio l’indirizzo IP, che potrebbero mettere a rischio l’anonimato.
La vostra segnalazione viene mantenuta anonima tramite crittografie e altre routine di sicurezza. Non esiste obbligo né di indicare dati personali né di utilizzare un terminal messo a disposizione dal vostro datore di lavoro. Il vostro anonimato è garantito su tutti gli apparecchi (smartphone, pc ecc.) e indipendente dall’utilizzo di apparecchi privati o messi a disposizione dalla vostra azienda.
Al momento della creazione della vostra casella postale protetta sceglierete voi stessi pseudonimo, nome utente e password. Questi dati d’accesso saranno noti solo a voi. Anche durante il dialogo tramite la vostra casella postale sarà garantito l’anonimato in qualunque momento.
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Poiché il sistema di segnalazione via internet è accessibile a tutti, i dipendenti possono effettuare le segnalazioni nel sistema anche da casa o da altri punti d’accesso a internet esterni all’azienda, all’indirizzo https://www.bkms-system.net/voestalpine.
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Nella pagina iniziale del sistema di segnalazione sono disponibili istruzioni dettagliate sull’utilizzo del sistema di segnalazione online. Per permettere al team di elaborazione di essere informato nel modo più completo possibile, è necessario chiarire almeno i seguenti punti:
- A quale azienda e quale dipartimento si riferisce l’episodio
- Quando si è verificato l’episodio
- Che tipo di episodio si è verificato
- Chi è coinvolto
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Il sistema di segnalazione è a vostra disposizione oltre che in tedesco e in inglese anche in bulgaro, ceco, francese, italiano, lituano, olandese, polacco, portoghese, rumeno, spagnolo, svedese, e ungherese. Se la vostra lingua non è elencata nella scelta proposta, potrete effettuare la vostra segnalazione anche nella lingua del vostro paese.
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Per un’elaborazione obiettiva del caso è indispensabile esaminare con esattezza i fatti che lo riguardano. È quindi spesso necessario porre domande aggiuntive a chi ha effettuato la segnalazione. Per poter accedere a questa possibilità di comunicazione, vi chiediamo di approfittare dell‘opzione di creare una cosiddetta casella postale all’interno del sistema di segnalazione, e di tornare ad accedere al sistema tramite i dati d’accesso da voi creati alcuni giorni dopo la segnalazione. Il vostro anonimato è ovviamente garantito anche durante l’utilizzo di una casella postale.